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Manuel (le ManuHal)

Le manuel de Hal constamment mis à jour


ManuHAL

LE SERVEUR HAL

Ce document, le « ManuHal », régulièrement mis à jour, décrit les fonctionnalités et les usages de Hal, tout en faisant un certain nombre de recommandations aux auteurs, déposants, et utilisateurs. Il est complété par d’autres textes plus concis, dont le « Guide du dépôt ; du bon usage de Hal », dont la lecture préalable est recommandée. Voir aussi « Types de dépôts dans Hal » et « Hal est un outil configurable en versions multiples », etc. La liste des sections du ManuHal est donnée ci dessous.

1. Documents contenus dans Hal

2. Disciplines

3. Types de dépôts

4. Procédure à suivre

5. Association auteur-laboratoire-établissement

6. Précautions

7. Types de fichiers ; fichiers multiples

8. Versions successives

9. Références de publication ; métadonnées

10. Alertes automatiques

11. Consultation

12. Recherches

13. Tampons et vues associées

14. Extractions de listes de documents (texte intégral)

15. Extractions de listes de publications

16. Responsable des publications d’un laboratoire

17. Import automatique vers Hal

18. Soumission d’un manuscrit à un journal scientifique à comité de lecture

19. Dépôt différé ou invisible

Le serveur HAL : but, usage, fonctionnalités

Hal est un outil de communication scientifique directe développé par le CCSD (Centre pour la Communication Scientifique Directe) et élaboré en partenariat avec la cellule MathDoc ; depuis 2004, Hal fait l’objet d’une collaboration entre le CNRS et l’INRIA. Les documents qui sont déposés sur le serveur Hal deviennent immédiatement et gratuitement accessibles aux chercheurs du monde entier, de façon permanente. Le but est d’améliorer la dissémination des résultats de recherche, tout en rendant plus facilement visible la production scientifique des laboratoires ; il s’inscrit dans le cadre du mouvement international OAI (Open Archive Initiative) par la promotion d’un auto-archivage institutionnel et pérenne.

Hal n’est donc pas un serveur de prépublications ("preprints"), d’où l’on pourrait retirer les documents une fois qu’ils sont publiés par ailleurs. C’est une archive ouverte permanente, où les documents restent consultables sans limite dans le temps. Il y a deux raisons à cela. La première est que les documents sur Hal, munis d’une adresse http stable, bénéficient ainsi de la pérennité nécessaire pour pouvoir être cités dans d’autres travaux scientifiques, tout comme un article publié dans une revue. La seconde raison est que, dans une archive ouverte, la responsabilité scientifique des comités de lecture des journaux est remplacée par la responsablité individuelle du déposant : ce dernier, par un dépôt permanent, prend date mais s’engage aussi vis à vis de la communauté scientifique internationale. Il est toutefois possible de déposer des versions successives d’un même document (voir §8).

Pour la physique, les mathématiques et une partie de la biologie, chaque fois que la sous discipline correspondante existe dans le serveur américain « ArXiv », le serveur Hal y envoie automatiquement une copie du document (sauf si le déposant le refuse). Ceci assure une meilleure visibilité internationale.

Le serveur Hal permet également aux auteurs, laboratoires et institutions de constituer des listes de publications (cf. §14) automatiquement mises à jour en fonction des dépôts. Pour compléter ces listes, il est possible de déposer des « notices bibliographiques » même dans les cas où l’on ne dispose pas des fichiers de texte intégral, ou si on ne désire pas les déposer pour une raison ou une autre. Mais Hal reste avant tout un outil de communication scientifique ; sa vocation est donc principalement de recueillir des documents en plein texte.

Hal est un outil susceptible de multiples utilisations et configurable en environnements multiples

1. Documents contenus dans Hal

Le dépôt d’un document sur Hal est placé sous la responsabilité de la personne qui l’effectue ; il implique l’accord de l’ensemble des auteurs. Ces derniers conservent évidemment l’entière propriété intellectuelle de leur travail. Avant leur mise en ligne, les documents déposés ne subissent aucun examen scientifique comparable au travail d’évaluation que ferait un comité éditorial de revue. Seul est effectué un contrôle élémentaire, à la fois technique (pour s’assurer de la lisibilité des fichiers déposés) et de contenu (destiné à s’assurer que le document est une contribution scientifique appropriée dans la - ou les - disciplines annoncées).

Hal contient des articles scientifiques. Le niveau scientifique requis pour un dépôt est celui d’un manuscrit d’une qualité et d’un intérêt suffisants pour être pris en considération par un comité éditorial scientifique (journal, revue, congrès, ouvrage collectif, etc.) en vue d’un examen par des rapporteurs. De simples supports de présentation orale (powerpoint par exemple) n’entrent pas dans cette catégorie - pour plus de détails voir "dépôt de supports de présentation". Le CCSD fait de son mieux pour appliquer ces critères, et reste libre de refuser des dépôts sans justification. Les auteurs sont soumis aux règles du bon usage habituelles des publications : respect des travaux originaux, citation des travaux antérieurs, absence de pillage intellectuel, etc.

Afin de responsabiliser scientifiquement les auteurs, le retrait des documents déposés n’est pas prévu dans des archives ouvertes telles que Hal. Ainsi il n’est pas possible, par exemple, de déposer plusieurs textes contenant des résultats contradictoires et de retirer, après coup et une fois que l’expérience est faite, ceux qui se révèlent faux. En revanche, il est parfaitement possible de faire évoluer un texte et de lui apporter des corrections ou des précisions en déposant des versions successives (cf. §9), qui seront toutes automatiquement datées. Si les auteurs d’un dépôt désirent se rétracter scientifiquement, il est recommandé de déposer une version supplémentaire vide, en précisant dans les commentaires qu’il s’agit d’une rétractation et en précisant éventuellement les raisons.

Le serveur Hal permet aussi de déposer des mémoires de thèses et d’habilitation, dans son environnement spécifique TEL (thèses en ligne). Dans ce cas la responsabilité scientifique du contenu est celle du jury de l’université qui a délivré la thèse, de sorte que le CCSD n’effectue aucun contrôle autre que purement technique (en particulier la lisibilité des fichiers).

Pour faciliter la lecture des documents déposés, il est parfois utile de déposer des « documents annexes » tels que le fichier de présentation d’un séminaire, celui d’une soutenance de thèse, etc.. C’est possible dans Hal une fois que le document principal a été déposé (cf. §4). Les deux types de documents ne doivent pas être confondus : par exemple, pour le dépôt d’une contribution à une conférence scientifique, le fichier principal doit être celui destiné aux actes de la conférence, le fichier annexe celui de la présentation orale.

Inutile de dire que des documents qui doivent rester confidentiels (si par exemple une prise de brevets est envisagée) ne doivent en aucun cas être déposés sur Hal.

Si toutefois une erreur technique ou autre se produisait lors d’un dépôt, pour la corriger prière de prévenir rapidement le CCSD : hal@ccsd.cnrs.fr

2. Disciplines

Toutes les disciplines universitaires peuvent être accueillies dans Hal ; les rubriques qui n’existent pas encore seront introduites au fur et à mesure des demandes exprimées par les communautés scientifiques. En cas de besoin, le CCSD s’appuiera sur les directions scientifiques des grands établissements (CNRS, Universités, INSERM, INRA, etc.) pour décider du détail des rubriques à introduire et de leur organisation.

Un document déposé peut appartenir simultanément à plusieurs disciplines (rubricage croisé ou « crossposting »).

3. Types de dépôts

Trois types de dépôts peuvent être effectués dans Hal (pour plus de détails, voir le document « types de dépôts » dans Hal) :

- Document en texte intégral dont le (ou les) fichier(s) seront téléchargés sur Hal. On y distingue deux sous catégories : les documents récents qui apparaîtront dans les messages d’alerte automatique aux lecteurs (cf. §9) ; les documents anciens (rétro-dépôt) dont on spécifie la date antérieure de rédaction, qui n’actionnent pas les messages d’alerte.

NB : ne pas déposer dans cette catégorie des documents qui se trouvent déjà dans ArXiv, puisque cela introduirait une seconde fois le même document sans aucun lien entre les deux bases (problèmes de synchronisaton en cas de nouvelle version, etc.). Il convient de déposer dans ce cas dans la catégorie suivante :

- Documents dont le texte intégral est fourni sous la forme d’un lien vers ArXiv. L’insertion dans Hal permet de les y faire apparaître comme s’ils y avaient été déposés en plein texte.

- Simple référence bibliographique (notice), qui contient les références de publication d’un article, livre, etc. publié, mais pas le texte intégral. Il est préférable (mais pas obligatoire) de l’enrichir d’une adresse DOI.

Les notices doivent être utilisées lorsqu’on ne dispose pas du texte intégral, ou s’il existe une raison pour ne pas le rendre public. Leur but n’est pas de fournir un moyen détourné de donner accès à un texte intégral sans le déposer sur Hal, par exemple en y incluant un lien http vers un site personnel, de laboratoire, etc.. Le CCSD ne propose aux lecteurs que des liens dont il peut garantir la stabilité à long terme. Le but véritable des notices est seulement de compléter les listes de publication dont ont besoin les chercheurs et les laboratoires.

Il est possible de transformer une notice en dépôt de texte intégral, par exemple lorsqu’on retrouve ultérieurement le(s) fichier(s) contenant ce texte intégral.

Les documents récents qui appartiennent à une discipline de ArXiv y sont dupliqués automatiquement afin de leur assurer une meilleure visibilité (sauf si le déposant demande explicitement le contraire), mais pas les articles anciens. Les références de publication peuvent être ajoutées aux documents anciens ou récents, mais cela n’est pas obligatoire.

4. Procédure à suivre

Remarque préliminaire : comme beaucoup de serveurs Internet (la SNCF par exemple) Hal ne fonctionne correctement qu’avec une version suffisamment récente du navigateur (l’idéal est, soit Netscape postérieur à 6, soit Internet Explorer supérieur à 6, soit Mozilla supérieur à 1.7, soit encore Firefox ou Safari). De plus, le dépôt d’articles et de notices demande que la fonction de blocage des « popups » soit désactivée.

Avant tout dépôt sur Hal, il est nécessaire de « s’inscrire » dans le serveur. Cliquer pour cela sur l’onglet « déposer » de la page d’accueil, puis « S’inscrire » ; l’opération prend quelques minutes, et permet au passage de personnaliser la configuration par défaut du serveur.

Avant de commencer le premier dépôt, il est recommandé de vérifier que votre laboratoire est dans la liste des laboratoires déjà connus de Hal : cliquer sur l’onglet « Services » puis « Liste des laboratoires connus de Hal ». Si vous n’y trouvez pas votre laboratoire, vous pourrez quand même effectuer votre dépôt, mais vous gagnerez du temps ensuite en le faisant entrer dans la liste de Hal (suivre la procédure décrite à la fin du §9).

- Pour le dépôt d’un document, il est nécessaire de disposer sur le disque dur de son ordinateur du (ou des) fichier(s) contenant l’article à déposer, sans qu’il en manque aucun (voir §6 ci-dessous pour le type de fichiers et les vérifications initiales pour un fichier Tex).
- Pour le dépôt d’une référence avec lien vers ArXiv ou Tel, il faut disposer des références de ces liens et, si possible, des références de la ublication du document.
- Pour le dépôt d’une simple référence bibliographique (notice), il faut disposer de l’ensemble des références de publication et, le cas échéant, du lien DOI vers le texte intégral publié qui enrichira la notice.

Ensuite, dans la page d’accueil de Hal, cliquer sur « S’authentifier » dans le bandeau supérieur, et répondre à l’invite de déclarer son login et mot de passe ; on entre alors dans un « espace personnel » d’où le dépôt devient directement possible. Cet espace fournit également un rappel des documents précédemment déposés, permet de modifier son « profil », etc. On choisit alors l’onglet « Déposer » pour effectuer l’une des trois opérations suivantes :

(i) déposer un document avec texte intégral (fichier)

(ii) déposer une référence avec lien vers ArXiv

(iii) déposer une notice contenant des références bibliographiques.

Une série de quatre écrans guide ensuite l’utilisateur pour compléter son dépôt :

- Le premier écran est consacré à la fourniture de métadonnées et, éventuellement, des références de publication.

- Le second est consacré à la donnée des auteurs et laboratoires, ainsi que leurs associations (cf. §5 ;

- Le troisième permet de télécharger les fichiers du texte intégral, en formats divers. C’est à ce stade qu’on peut également déposer des « documents annexes » (cf. §1)

- Le dernier écran est un écran de récapitulation, avant la finalisation du dépôt.

Voir les §17 et §18 pour la soumission automatique à un journal, ou pour un dépôt différé dans les temps. L’espace personnel permet également d’avoir accès à des statistiques de consultation des documents déposés antérieurement par la même personne.

5. Association auteur-laboratoire-établissement

La deuxième page de l’interface de dépôt est consacrée à la donnée des auteurs du document (sur la gauche) et de leurs laboratoires (sur la droite), avec les établissements ou institutions dont ils dépendent. Le bouton du milieu "associer les éléments sélectionnés" permet d’associer auteurs et laboratoires.

Le but principal de ces informations est de guider efficacement les lecteurs vers les documents qu’ils recherchent. Elles doivent être identiques à celles qui figurent dans l’en-tête des pleins textes des documents (en-tête des articles de journaux par exemple).

Les auteurs sont spécifiés dans des champs libres, alors que les laboratoires français doivent être choisis parmi une liste fixe, la "liste des laboratoires connus de Hal", ce qui assure automatiquement que l’établissement dont il dépend est correctement mentionné.

Au cas où le laboratoire désiré ne figure pas dans cette liste, ce qui est par exemple fréquent pour un laboratoire étranger, il est possible d’insérer à la main dans des champs libres la description du laboratoire en utilisant le bouton "ajouter". Ne jamais le faire SVP pour un laboratoire français ! il faut demander au CCSD l’ajout de ce laboratoire dans la liste des laboratoires connus de Hal (cf. fin du § 9 ci-dessous pour la façon de procéder). L’entrée libre d’un laboratoire par le bouton "ajouter" n’a en effet aucune action sur la liste des laboratoires connus de Hal, et ne concerne que le document courant.

Un auteur peut, s’il le désire, s’associer directement à un établissement (sans passer par un laboratoire et ses associations). Par exemple, un chercheur désirant voir mentionner « Collège de France » directement comme son affiliation peut créer un laboratoire intitulé « CDF » dont le seul établissement de rattachement est le Collège de France. Ainsi, le travail en question sera comptabilisé dans la production de l’établissement. Cette procédure n’est évidemment pas limitative : un auteur peut parfaitement être associé à un ou plusieurs laboratoires ou établissements en parallèle.

En cliquant sur le bouton "ajouter une liste d’auteurs" on peut incorporer automatiquement les auteurs d’une liste déjà disponible dans un fichier, en spécifiant les séparateurs de la liste en question.

En cliquant sur "ajouter depuis mes auteurs", on peut avoir accès à la liste de tous les auteurs déjà introduits par le même déposant et les importer avec leur(s) laboratoires.

Lorsqu’un auteur a été entré à partir du bouton "ajouter", une petite maison apparaît à côté de son nom ; il suffit de cliquer dessus pour que Hal examine dans l’ensemble des documents et notices déjà déposés s’il n’est pas possible de proposer un laboratoire pour cet auteur. Attention ! le laboratoire n’est pas pris dans la « liste des laboratoires connus de Hal », mais inféré à partir de ce qui a été indiqué dans tous les dépôts antérieurs ; rien ne garantit donc, ni la correction des informations sur le laboratoire, ni celle de l’association. Si un laboratoire a été renseigné de façon erronée dans un dépôt antérieur, si l’auteur a un homonyme, ou s’il a changé de laboratoire, il peut donc se produire des erreurs. Bien utilisée, la petite maison permet de gagner du temps ; mal utilisée, elle peut propager des erreurs ; une vérification rapide s’impose donc.

Remarque : En cas de changement de laboratoire d’un auteur, en cas de changement de nom du laboratoire, ou encore en cas de fusion ou de séparation de laboratoires, la règle à appliquer sur Hal est la même que pour une publication dans un journal : c’est l’appartenance au moment de l’écriture et/ou de la publication du document qui doit être indiquée ; les changements ultérieurs de noms et de laboratoires ou d’affectations ne doivent pas être pris en compte.

6. Précautions

L’envoi d’un document sur ce serveur est assimilable à la présentation de résultats scientifiques dans une conférence : les travaux sont divulgués publiquement ce qui peut, compte tenu par exemple des réglementations européennes, empêcher dans certains cas le dépôt d’un brevet. Un certain discernement s’impose donc dans le dépôt ! Il va sans dire que des données qui sont confidentielles pour une raison ou une autre ne doivent en aucun cas être déposées dans Hal.

Les lois sur la propriété intellectuelle doivent être respectées, en particulier lorsque le ou les auteurs ont transféré une partie de ces droits à un éditeur ; par exemple, un fichier fourni par un éditeur commercial, comme celui disponible en ligne via un abonnement électronique à une revue, ne peut être déposé sans l’accord de cet éditeur (automatique pour certaines revues scientifiques dites en « open access »). Sinon, les fichiers téléchargés doivent être produits par l’auteur ou son laboratoire (« fichiers auteur ») ; il suffit alors de vérifier que le (ou les) auteurs n’ont pas signé (ou n’ont pas l’intention de signer) avec un éditeur un contrat incluant le transfert de tous leurs droits, y compris la mise en ligne électronique. Pour plus de détails sur ces questions de droit, voir le Guide du dépôt et du bon usage de Hal.

Dans un cas comme dans l’autre, le déposant peut utiliser une procédure de dépôt différé (cf. §19) pour introduire un certain délai dans la mise en ligne du texte, voire le rendre invisible de façon permanente.

7. Types de fichiers ; fichiers multiples

Le dépôt des fichiers source de l’auteur est encouragé : soit fichiers rtf, soit fichiers TeX/LateX, etc. ; dans ce cas Hal produit automatiquement des fichiers ps et pdf qui seront proposés aux lecteurs. Mais il est également possible de limiter le dépôt à des fichiers visualisables pdf, ps, html, .. à condition que ces fichiers aient été produits par l’auteur ou son laboratoire, et ne soient donc pas la propriété d’un éditeur commercial (voir §6. Les fichier pdf peuvent éventuellement être vérouillés contre les modifications, mais aucun autre vérouillage n’est acceptable sur Hal (en particulier, impression et sauvegarde locale des fichiers pdf doivent être possibles).

Dans le cas de fichiers TeX/LateX, l’ensemble des fichiers .tex, des figures (eps par exemple) et des macros doivent être déposés sous la catégorie « format source, tex, latex, figures ». Comme le serveur Hal vérifie avant d’accepter le document que la compilation TeX de l’ensemble des fichiers est possible, le dépôt ne sera pas accepté s’il en manque un seul. Le compilateur de Hal contient déjà un très grand nombre de macros, styles et classes, mais en cas d’utilisation d’une macro ou d’un style très spécifique il est nécessaire de fournir cet élément en même temps que le fichier TeX. Il est conseillé de vérifier avant chaque dépôt que la compilation se déroule sans problème en utilisant "Tester la compilation Tex et Latex" dans l’onglet "Services" de la page d’accueil de Hal

Pour les documents qui doivent être transférés vers ArXiv, la fourniture de fichiers Tex/Latex peut être rendue obligatoire dans certains cas par les règles de fonctionnement de ArXiv ; en particulier cette base n’accepte pas de fichier pdf fabriqué à partir de Tex/Latex (pour plus de détails, voir son site). Noter également qu’un résumé en anglais est obligatoire pour un transfert vers ArXiv.

Lorsque plusieurs « fichiers source » sont déposés, il est utile que les noms des fichiers soient choisis judicieusement de façon que, lors de la consultation, le lecteur comprenne facilement quel est le rôle de chacun d’entre eux (introduction, figure, bibliographie, etc.). Par exemple, si le document est déposé simultanément en plusieurs langues, donner des noms aux fichiers du type version-francaise.rtf, version-anglaise.rtf, version-allemande.rtf, etc.

8. Versions successives ; modifications du document.

Il est possible de déposer des versions successives d’un document. Seule la plus récente apparaîtra par défaut en consultation, mais chacune d’entre elles sera conservée dans le serveur et restera donc consultable. Chaque version reçoit une date différente, validée par le serveur, date qui peut faire référence par la suite pour établir une priorité scientifique.

Pour chaque document téléchargé, le serveur renvoie automatiquement un mot de passe dans un message à l’adresse électronique du déposant ; ce mot de passe est utile pour effectuer toute modification ultérieure telle que le remplacement par une nouvelle version. Il est de bonne pratique de le communiquer à l’ensemble des co-auteurs de l’article.

Comme mentionné plus haut, chaque déposant dispose d’un « espace personnel » qui lui permet d’avoir accès pour modification à tous les documents qu’il a déposés, sans avoir recours à un mot de passe autre que son mot de passe personnel.

Lors du dépôt d’une version supplémentaire d’un document, le serveur Hal propose par défaut la récupération de toutes les informations de la version précédente, métadonnées et fichiers de textes ou de figures. Toutes les modifications sont possibles à la main dans les champs de métadonnées. Pour le remplacement des fichiers, il suffit de télécharger de nouvelles versions portant les mêmes noms que les fichiers à remplacer ; Hal remplacera les anciens par les nouveaux. On peut également déposer des fichiers portant des noms différents, mais il faudra alors prendre soin de supprimer tous ceux que Hal a recopié en trop depuis la version précédente.

Comme mentionné au §1, il n’est pas possible de retirer du serveur Hal une version précédente d’un document. Si un auteur estime nécessaire de faire savoir qu’il ne considère plus son texte comme scientifiquement correct, il peut se rétracter en téléchargeant une version supplémentaire contenant par exemple les mots "article retiré par son auteur pour des raisons scientifiques", et donner plus de détails dans le champ "commentaires".

9. Références de publication ; métadonnées

Dès qu’un document déposé dans Hal est publié dans un journal scientifique, son auteur (ou la personne qui l’a déposé) est vivement encouragé à insérer dans Hal les références de la publication (journal, volume, page, année), ainsi que le DOI s’il est disponible. Cette opération ne change évidemment pas la date certifiée de réception du document.

Outre ces informations, dès son dépôt, tout document est accompagné d’un certain nombre de données supplémentaires, ou « métadonnées » : noms des auteurs, leurs affiliations à des laboratoires, les affiliations de ces derniers à des tutelles, nature du document (article dans une revue, livre, ..) etc.. Certaines métadonnées sont obligatoires, comme les noms des auteurs ou la discipline de rattachement de l’article. D’autres sont optionnelles, comme les mots-clés, les codes PACS, les références de publication, ou la « référence interne » ; cette dernière, si elle est fournie, peut par exemple permettre à un laboratoire de classer sa production par équipe, par thème de recherche, ou par contrat. Le dépôt d’un résumé en anglais est obligatoire pour un transfert vers ArXiv.

Il est possible de corriger toutes les métadonnées d’un document sans changer, ni sa date de dépôt, ni sa version, tant qu’aucun nouveau fichier du texte intégral n’est téléchargé [1].

Une grande attention a été accordée à la conception d’outils assurant une structuration solide de ces métadonnées. Un exemple est l’association auteurs-laboratoires-institutions : pour un article récent, tout auteur doit être rattaché à un laboratoire, lui même affilié à une institution, mais pour les articles anciens et les notices bibliographiques ce rattachement n’est obligatoire que pour un seul auteur. L’utilisation de listes à valeurs fixes pour des informations comme les titres des journaux est imposée - si un journal manque dans la liste, prière de le signaler !

Une liste de 2000 laboratoires français a été incorporée dans Hal depuis Labintel et d’autres sources, afin d’assurer l’homogénéité des informations correspondantes (en particulier pour les affiliations). Si votre laboratoire n’apparaît pas dans Hal, ou si vous remarquez une erreur ou omission, prière de le signaler à :

hal@ccsd.cnrs.fr

en fournissant une information exacte et complète :

nom, nom abrégé (sigle), code CNRS si c’est le cas (UPR, UMR, etc.), ensemble des tutelles (université, grande école, etc.), adresse, pays.

Les métadonnées sont évidemment utiles pour la consultation de la base, mais surtout elles permettent une facile identification de la production scientifique des laboratoires et institutions. Pour le CNRS, elles pourront être utilisées pour insertion automatique dans des rapports scientifiques.

10. Alertes automatiques (« abonnements »)

Chacun peut se constituer un profil personnel adapté à ses intérêts, et recevoir un message automatique de Hal l’alertant chaque fois qu’un nouvel article répondant aux critères choisis est déposé ; le critère peut être une rubrique scientifique, un nom, un laboratoire, etc., ou une combinaison.

Il peut également disposer d’un tampon pour se constituer des listes de lecture (cf. §12).

Lorsque les métadonnées d’un dépôt antérieur sont modifiées (correction de l’orthographe d’un nom, ajout d’un prénom, affiliation inexacte, etc..) le premier déposant est automatiquement alerté par un message électronique, afin de pouvoir vérifier ce qui a été fait.

11. Consultation

L’onglet « Consulter » donne accès à tous les documents disponibles en texte intégral dans Hal, y compris ceux où le texte intégral est fourni par un lien vers ArXiv ou Tel. En revanche, les notices bibliographiques dépourvues de ces liens ne sont pas visibles (pour y avoir accès, voir §12 et §14).

On peut consulter par domaine scientifique, par auteur, etc.. ainsi que par « tampon » (cf. §13). La consultation directe du miroir d’ArXiv est également possible.

12. Recherches

Hal permet d’effectuer divers types de recherches.
- La « recherche simple » donne accès à tous les documents déposés en texte intégral (y compris les notices complétées d’un lien vers ArXiv ou TEL), indépendamment de la présence de références de publication.

- La « recherche avancée » paramétrable, fonctionne de la manière suivante :

Les trois premières lignes permettent des recherches sur divers champs, avec les possibilités usuelles « et », « ou » et « sauf ».

Elles sont complétées par un filtre sur la disponibilité d’un texte intégral : si la case « voir également les notices bibliographiques » est décochée, seuls les documents en texte intégral et les notices avec lien vers ArXiv sont prises en comtpe, les notices simples étant exclues ; si elle est cochée, la recherche est élargie pour inclure les notices sans texte intégral.

13. Tampons et vues associées

a) Tampons. Le dépôt de « tampons électroniques » permet un certaine forme de certification dans Hal. Il ne s’agit pas de retirer des documents déposés par d’autres, ce qui serait contraire aux principes généraux de fonctionnement de la base et à ceux de OAI. Les tampons permettent uniquement d’apposer une sorte de validation à une sélection de documents de Hal, sans les modifier. L’opération se fait sous l’unique responsabilité du « tamponneur », qui détermine donc en quelque sorte la « valeur » du tampon. La sélection correspondante apparaît seule dans une extraction automatique de la base par tampon, appelée « vue par tampon », indépendamment de tous les autres documents contenus dans Hal (cf. § b).

Il n’y a pas de limitation sur le nombre de tampons de Hal, ni sur le nombre de tampons distincts qu’un document donné peut recevoir. Le tamponnage se fait pour chaque document version par version.

Un simple lecteur peut donc demander la création d’un tampon personnel à son nom pour constituer une liste des articles qui l’intéressent ; c’est une utilisation possible. Plus officiellement, un responsable de laboratoire ou d’établissement peut demander la création d’un tampon avec un nom institutionnel, afin de construire facilement une liste visible d’articles reconnus officiellement en mettant un lien vers cette liste depuis le site internet officiel de son unité. Les tampons, combinés à la garantie d’url stables, peuvent également être très utiles pour la constitution d’épijournaux ou de celle d’actes de congrès.

N’hésitez donc pas à demander au CCSD la création du tampon dont vous avez besoin.

b) Vues par tampons. Hal met à jour automatiquement des extractions automatiques contenant tous les documents (et notices) ayant recueilli un même tampon, qu’on appelle « vues par tampons ». Elles sont personnalisables par l’insertion d’un logo, des choix graphiques, etc..

Un laboratoire peut s’il le désire se rendre propriétaire d’un tampon, certifier au passage (avec éventuellement l’aide d’une alerte automatique, cf. §9) tous les articles qu’il reconnaît comme faisant partie de sa production, et demander la création d’une extraction personnalisée sur ce tampon. Il lui suffira ensuite de mettre sur son site web un lien intitulé « articles scientifiques récents » pour obtenir un affichage instantané et à jour de sa production, ce qui joue alors le rôle de « présentoir électronique ». Par exemple, voici le lien menant vers l’extraction de la production tamponnée du LKB :

http://hal.ccsd.cnrs.fr/LKB

14. Extractions de listes de documents en texte intégral

Plusieurs types d’extractions automatiques sont possibles dans Hal.

a) Listes personnalisées : Hal peut construire automatiquement et en temps réel des listes de publications d’un auteur, d’un laboratoire, ou d’un établissement, avec des liens interne vers le texte intégral des documents. Comme les collections, ces listes peuvent être personnalisées, incluant par exemple le logo du laboratoire ou du texte libre, mais elles sont indépendantes du dépôt d’un tampon (on les appelle parfois « collections par tamponnage automatique »). Sont pris en compte dans ces listes tous les dépôts d’articles récents ou anciens, ainsi que les notices bibliographiques avec référence au texte intégral dans TEL ou ArXiv. Un lien vers cette liste depuis une page personnelle ou de laboratoire permet d’y insérer facilement une liste de production scientifique constamment mise à jour. Par exemple, voici les liens donnant accès à l’extraction de la production de l’ENS ou de l’UJF :

http://hal.ccsd.cnrs.fr/ENS

http://hal.ccsd.cnrs.fr/UJF

b) Une autre façon d’avoir accès directement à l’extraction par auteur ou laboratoire du contenu de Hal (sans personnalisation de la présentation) est de taper la commande :

http://hal.ccsd.cnrs.fr/aut/nomauteur ou : http://hal.ccsd.cnrs.fr/lab/nomlabo

On peut également combiner les deux requêtes sous la forme :

http://hal.ccsd.cnrs.fr/autlab/nomauteur/nomlabo/

c) un accès direct vers un document précis peut être obtenu par l’adresse « courte » :

http://hal.ccsd.cnrs.fr/ccsd-XXXXXXX

où XXXXX est le numéro du document dans la base. Ceci donne accès à la dernière version du document ; pour accéder à une version antérieure numérotée N=1,2,.., utiliser l’adresse :

http://hal.ccsd.cnrs.fr/ccsd-XXXXXXX_N

15. Extraction de listes de publications

Hal contient aussi des outils qui permettent aux chercheurs ou aux laboratoires d’extraire leur production scientifique pour insertion dans un document tel par exemple qu’un rapport, avec des possibilités de personnalisation de la présentation (ordre des données, présence ou non du titre, etc.). Sont alors pris en compte tous les dépôts dont les métadonnées contiennent une référence bibliographique, qu’ils soient accompagnés ou non d’un texte intégral.

Cliquer sur l’onglet « Exporter » et choisir les critères de sélection des documents. Un filtre sur le « type de publication » (revues à comité de lecture, etc.) est associé à une liste déroulante verticale et complète les critères de sélection.

Dans une seconde étape, créer la liste des champs qui doivent être exportés (nom des auteurs, titre de la publication, etc..). Enfin, choisir le format d’export : rtf, tex ou latex, ps et pdf, et le format d’échange XML.

16. Responsable des publications d’un laboratoire Pour la constitution de listes de publications de grands laboratoires, il peut devenir nécessaire de combiner des données déposées par les chercheurs avec celles d’administrateurs ou de professionels de la documentation. Un exemple typique est l’ajout de la référence de publication ou de données dans le champ « référence interne », mais d’autres cas sont possibles.

Pour simplifier ce travail, Hal inclut donc la notion de "responsable des publications" d’un laboratoire, typiquement bibliothécaire/documentaliste ou administrateur du laboratoire, désigné par son directeur. Ce responsable est en mesure de procéder à l’enrichissement des informations concernant un article (métadonnées) mais ne peut pas modifier les fichiers de texte intégral (qui ne peuvent l’etre que par le déposant.

Pour obtenir cette fonctionnalité il est nécessaire que le directeur du laboratoire écrive à l’adresse :

hal@ccsd.cnrs.fr

(après bien sûr avoir vérifié que le laboratoire est dans la liste connue de Hal, voir §8).

17. Import automatique vers Hal

Un outil d’import (API - HAL ) permet d’importer automatiquement dans Hal des ensembles de documents. Cette opération n’est possible que dans la mesure où les métadonnées disponibles pour chaque document sont suffisantes et respectent le schéma XML définissant la structure des métadonnées de HAL.

18. Soumission d’un manuscrit à un journal scientifique à comité de lecture

Ala fin du dépôt d’un document, il est possible à un auteur de soumettre automatiquement pour publication le contenu de son manuscrit à certains journaux scientifiques à comité de lecture ; il suffit pour cela de cliquer sur "oui" (à la place du "non" par défaut) après la phrase qui invite à cette soumission (pour le moment cette fonctionanlité n’est disponible qu’en physique).

19. Dépôt différé

Le but principal de Hal est la communication scientifique directe, avec ses avantages d’universalité et de rapidité. Il peut toutefois se produire des cas (prise de brevet envisagée, ou période d’embargo imposée par certaines revues scientifques par exemple) où la mise en ligne publique du document doit être retardée. A la fin de la procédure de dépôt, il est donc possible de fixer un délai réglable entre quelques jours et deux ans, qui contrôle la mise en ligne publique du document.

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