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Sécurité des contrats

Processus de soumission

Pour obtenir des renseignements sur le processus de soumission des contrats du gouvernement du Canada, veuillez visiter le site Web Achats et ventes.

Le Bureau des petites et moyennes entreprises (BPME) donne des séminaires gratuits aux entreprises qui souhaitent en apprendre davantage sur le processus de soumission et sur la façon de vendre leurs biens et services au gouvernement.

Pour connaître l'horaire ou s'inscrire à un séminaire, veuillez communiquer avec le bureau régional du BPME le plus près de chez vous ou appeler la LigneInfo au 1-800-811-1148.

Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité

Toutes les demandes et les modifications de demandes pour les contrats, les offres à commandes ou les arrangements en matière d'approvisionnement comprenant une exigence en matière de sécurité physique, de sécurité des renseignements, de sécurité des technologies de l'information ou de filtrage de sécurité du personnel doivent inclure une liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) remplie.

La LVERS définit les exigences en matière de sécurité pour un contrat et doit accompagner toutes les demandes et les documents contractuels associés, y compris les contrats de sous-traitance contenant des exigences en matière de sécurité. Il s'agit essentiellement d'une évaluation des menaces et des risques pour la sécurité qui pourraient survenir au cours du processus de passation de contrats.

Industrie :
Si vous avez besoin d'aide pour déterminer les exigences en matière de sécurité pour un contrat de sous-traitance ou si vous avez des questions sur le processus de passation des contrats auquel vous participez actuellement, veuillez communiquer avec votre autorité contractante respective.

Gouvernement :
Le responsable de projet, le responsable des achats ou le responsable technique du ministère doit tenir compte de la LVERS et déterminer si une exigence en matière de sécurité est nécessaire ou non.

Contrats

Le Programme de sécurité industrielle (PSI) traite les LVERS qui contiennent une exigence en matière de sécurité.

Le PSI impose des clauses de sécurité au responsable des clients du gouvernement (et au responsable des achats indiqué dans la LVERS, le cas échéant) devant être ajoutées aux documents contractuels et à la LVERS signée. Le contrat subséquent est alors envoyé au PSI.

Les travaux ne peuvent commencer avant que le PSI ait octroyé à l'entrepreneur l'attestation de sécurité nécessaire.

Contrats de sous-traitance

Quand un contrat de sous-traitance est-il utilisé

Les contrats de sous-traitance sont utilisés pour entreprendre des travaux au nom de l'entrepreneur principal, qui doit signaler le contrat au PSI aux fins d'approbation lorsqu'il y a des exigences en matière de sécurité. Les sous-traitants peuvent être des travailleurs autonomes, comme un plombier exécutant des travaux pour un entrepreneur de bâtiment, aussi bien qu'une importante organisation nationale.

Les exigences en matière de sécurité ainsi que la durée et le numéro du contrat de sous-traitance doivent être clairement indiqués dans le contrat de sous-traitance.

Quand faut-il tenir compte de la sécurité dans un contrat de sous-traitance?

Il faut tenir compte de la sécurité dans un contrat de sous-traitance lorsque le contrat principal est assorti d'exigences en matière de sécurité. Si le contrat principal nécessite un accès à des renseignements, des biens ou des lieux de travail protégés ou classifiés, le sous-traitant doit détenir une cote de sécurité de niveau égal ou inférieur à celle de l'entrepreneur principal, en fonction de l'accès dont aura besoin le sous-traitant dans le cadre du contrat de sous-traitance. Le PSI doit approuver tout contrat de sous-traitance assorti d'exigences en matière de sécurité avant le début des travaux.

Enquête de sécurité sur l'organisation du sous-traitant

L'entrepreneur principal doit s'assurer que le sous-traitant répond aux niveaux de sécurité du contrat. Pour ce faire, son agent de sécurité d'entreprise (ASE) doit remplir une demande d'enquête de sécurité sur une organisation du secteur privé (demande d'ESOSP) et l'envoyer au PSI. La demande d'ESOSP doit également comporter des renseignements sur l'organisation sous-traitante proposée de même que le numéro du contrat de sous-traitance indiqué sur la LVERS. Le PSI indiquera alors à l'entrepreneur principal si le sous-traitant satisfait aux exigences en matière de sécurité. Si ce n'est pas encore le cas, le PSI communiquera avec le sous-traitant pour entamer une enquête de sécurité sur son organisation. Si les résultats de l'enquête sont concluants, l'entrepreneur principal sera informé une fois que le sous-traitant aura reçu son autorisation de sécurité.

Les travaux ne peuvent commencer avant que le PSI ait octroyé au sous-traitant l'attestation de sécurité appropriée.

Processus de sous-traitance

L'ASE ou l'agent remplaçant de sécurité d'entreprise doit :

  • Obtenir une approbation du PSI pour conclure des ententes contractuelles auxiliaires avec d'autres organisations du secteur privé.
  • Remplir la LVERS et indiquer les exigences en matière de sécurité pour le sous-traitant.
  • Veiller à ce que les clauses de sécurité du contrat de sous-traitance fournies par le PSI soient incluses dans le contrat de sous-traitance. Inclure également la LVERS approuvée et tout document connexe. Envoyer toute la documentation relative au contrat de sous-traitance à l'ASE du sous-traitant et au PSI.

Chaque contrat de sous-traitance doit posséder son propre numéro de contrat de sous-traitance ainsi qu'une LVERS qui lui est propre.

Soumettre un contrat de sous-traitance

Lorsqu'une organisation entreprend la sous-traitance d'un contrat, l'ASE de l'organisation principale est responsable de faire les suivants :

  • Ciblez les exigences en matière de sécurité pour le contrat de sous-traitance en remplissant une LVERS et une demande d'ESOSP. Communiquez avec le PSI pour obtenir ce formulaire.
  • Soumettez ensuite au PSI une LVERS et une demande d'ESOP remplis aux fins d'approbation et obtenez des clauses de sécurité nécessaires du PSI qui seront ajoutées au contrat de sous-traitance.
  • Communiquez avec le PSI pour vérifier l'attestation de sécurité de l'organisation du sous-traitant et les autorisations individuelles (indiquez le numéro du contrat de sous-traitance).
  • Insérez les clauses du PSI et la LVERS dans le contrat de sous-traitance.
  • Soumettez au PSI une copie du contrat de sous-traitance octroyé contenant la LVERS aux fins d'approbation.

Souvenez-vous : Ajoutez aussi le numéro de dossier de l'entrepreneur principal dans toute la documentation relative au contrat de sous-traitance

Possibilités de contrats internationaux

Le PSI gère les mesures de protection pour tous les contrats étrangers qui concernent l'échange de renseignements classifiés ou protégés avec les pays étrangers et permet aux entreprises canadiennes d'avoir accès à des contrats de nature délicate avec des gouvernements étrangers. En cas de soumission pour un contrat comportant des exigences de sécurité internationales, l'ASE doit informer le PSI.

Le PSI :

  • révise et approuve les clauses des contrats étrangers;
  • assure la liaison avec les autorités désignées en matière de sécurité pour la mise en ouvre des exigences de sécurité des contrats;
  • confirme les garanties de sécurité étrangères;
  • Approuve le transfert des documents à l'étranger;
  • Approuve les instructions de sécurité d'un programme ou d'un projet;
  • facilite les visites étrangères.

Pour de plus amples renseignements sur les visites, consultez la page Web Demandes de visite.

Conformité

Le PSI est présent pendant toute la durée d'un contrat. Pour assurer la conformité, veuillez vous assurer que toutes les modifications au contrat ou révisions de documents contractuels (p. ex. une révision de l'offre à commandes) sont envoyées au PSI en temps opportun.

Assurez-vous d'envoyer une LVERS révisée au PSI pour toute modification aux exigences en matière de sécurité. Les clauses et la LVERS ainsi révisées doivent être ajoutées à la documentation contractuelle au moyen d'une modification ou d'une révision et envoyées au PSI.