Die Behörde ist verpflichtet, Verträge – für Dienstleistungen, Waren, Bauleistungen oder den Ankauf oder die Anmietung eines Gebäudes – auszuschreiben, bevor es zu einem Vertragsabschluss kommt. Diese Ausschreibungen entsprechen dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, gewährleisten gleiche Chancen für Bieter und stellen Transparenz sicher. Die Mitarbeiter, die die Verträge erstellen, müssen deren Merkmale festlegen, den Gesamtbetrag berechnen und die Laufzeit angeben. Diese Vorgehensweise ermöglicht es, die anzuwendende Verfahrensart festzulegen – offenes Verfahren, eingeschränktes Verfahren oder Verhandlungsverfahren.
Die Ausschreibungsunterlagen umfassen mindestens die Leistungsbeschreibung, die Aufforderung zur Angebotsabgabe und einen Mustervertrag. Auch die Übermittlung, der Empfang, die Öffnung und die Bewertung dieser Dokumente sowie die Vergabe des öffentlichen Auftrags unterliegen festgelegten Regeln.
Bei allen Verträgen, die durch die Europäische Behörde für Lebensmittelsicherheit (EFSA) vergeben werden, wird ein strenges Vergabeverfahren eingehalten. Die für die öffentliche Auftragsvergabe der EFSA geltenden Vorschriften gründen sich auf ein breites Spektrum von Rechtsvorschriften der Europäischen Gemeinschaft.
