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Préparer une réunion, un colloque, un congrès en ligne

L'organisation d'un événement d'affaires, qu'il soit modeste ou de grande envergure, demande un nombre de ressources professionnelles variées. Du lieu physique - hôtel ou centre de congrès avec salon d'exposition - jusqu'au service de traiteur pour le cocktail d'ouverture, il est possible de trouver des spécialistes des quatre coins du monde en naviguant sur le Web.

Les outils de base
Il existe, tout d'abord, plusieurs sites proposant des informations de base sur l'organisation d'un événement d'affaires, tels que Business in Europe, un site qui présente la France comme lieu d'accueil pour l'Europe ou encore ExpoBase, un outil professionnel de l'industrie des salons et des voyages d'affaires dans lequel on retrouve une banque de données de 15 00 salons/expositions et de 25 000 fournisseurs de services à travers le monde.

Les organisateurs d'événements sont d'ailleurs bien organisés et regroupés en associations. La Fédération française des salons spécialisés permet d'être informé sur les principaux salons en France et dans le monde et d'obtenir directement des informations via un serveur de liste d'envoi. Du côté du Québec, Meeting Professionnals International se consacre au développement de l'industrie des congrès et des réunions. Les membres de MPI sont des professionnels oeuvrant dans la planification, la gestion et la vente de services congrès.

Des fournisseurs de services
Lorsqu'on prépare un congrès ou une exposition, le premier réflexe est de contacter l'office des congrès ou le centre des congrès de sa ville, que ce soit le Centre des congrès de Québec, le Centre européen de réunions et de conférences, situé en Ile-de-France, ou encore l'Office du tourisme et des congrès de la Communauté urbaine de Québec. Le site de l'Office des congrès et du tourisme du Grand Montréal propose, d'ailleurs, une section à l'intention des organisateurs de congrès, de réunions d'affaires et de voyages d'agrément; le guide du planificateur permet aux organisateurs d'accéder à une liste exhaustive de fournisseurs de services en plus d'une série de lieux de congrès et d'expositions de la région de Montréal; il inclut aussi un aperçu des services aux congrès offerts par l'OCTGM.

Mais un congrès ou une exposition, ce sont aussi une multitude de services variés à organiser: des affiches, des stands, comme en propose la société suisse Mathys Expo; des services de traducteurs et d'interprètes comme le fait la française Ar Mell International; des promoteurs d'expérience, tel que le québécois Promotions André Pageau; un spécialiste en relations publiques, comme Optimum; et pour les cocktails et réceptions, un traiteur, tel Julien-Leblanc Traiteur.

Heureusement, il existe des ressources générales, la section Affaires de Voyagez!, le site Réunir qui propose un guide de 890 établissements en France pouvant accueillir réunion, congrès, ou encore Bedouk Online qui présente le Worldwide Congress Venues, une large sélection d'établissements en anglais pour les conférences, conventions et congrès de par le monde, et Le Guide des Séminaires qui contient une sélection d'établissements pour les séminaires, incentives et réunions sur la France entière.

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